Institut Avenir et Développement (IAD) est une association créée en 2022, dont l’objet est la formation professionnelle continue et l’accompagnement à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).
L’institut intervient auprès de publics en évolution professionnelle, en insertion ou en reconversion, en proposant des parcours d’accompagnement, de formation et de développement des compétences adaptés à leurs besoins.
Dans le cadre de son évolution, IAD renforce progressivement sa structuration administrative et opérationnelle afin de soutenir le développement de ses prestations.
Finalité du poste
L’assistant(e) de gestion contribue au bon fonctionnement administratif, organisationnel et opérationnel de l’Institut Avenir et Développement. Il/Elle assure le suivi des dossiers, la coordination administrative des actions de formation et des accompagnements VAE, ainsi que l’interface avec les candidats, apprenants, partenaires et organismes financeurs.
Au sein d’une équipe à taille humaine et sous la responsabilité du responsable de l’organisme, l’assistant(e) de gestion participe au fonctionnement quotidien de l’association. Le poste suppose une forte polyvalence, un solide sens de l’organisation et une capacité à sécuriser les processus administratifs, documentaires et relationnels au quotidien.
Missions principales
1. Gestion administrative des dossiers
- Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes reçues par mail ou via les formulaires du site
- Vérifier la complétude des pièces administratives nécessaires aux actions de formation et aux accompagnements VAE
- Préparer et mettre à jour les documents administratifs : devis, conventions, contrats, convocations, attestations, feuilles d’émargement, courriers et relances
- Assurer le suivi des signatures, des retours de documents et des échéances administratives
- Classer, archiver et sécuriser les documents et dossiers administratifs
2. Suivi des actions de formation et des accompagnements VAE
- Participer à l’organisation administrative des sessions de formation et des accompagnements VAE
- Suivre les plannings, rendez-vous, entrées en parcours et étapes clés des dossiers
- Mettre à disposition les supports, documents de suivi et pièces nécessaires au bon déroulement des parcours
- Veiller à la traçabilité des parcours (émargements, évaluations, attestations, complétude documentaire)
- Contribuer au suivi qualité et à la préparation des éléments administratifs liés aux exigences réglementaires et à la certification qualité
3. Relation avec les bénéficiaires et partenaires
- Informer les prospects, candidats et apprenants sur les modalités d’entrée en formation ou en accompagnement VAE
- Répondre aux demandes courantes liées aux dossiers administratifs, au calendrier, aux pièces à fournir et aux modalités de financement
- Assurer l’interface avec les formateurs, accompagnateurs, partenaires et organismes de financement selon les besoins des dossiers
- Contribuer à une relation bénéficiaire de qualité par un suivi rigoureux, réactif et professionnel
4. Appui à la gestion et au pilotage
- Assurer le suivi de la facturation, des règlements, des relances et des tableaux de bord administratifs.
- Mettre à jour les outils de suivi et produire des états utiles au pilotage de l’activité.
- Participer à l’amélioration des procédures internes, du classement documentaire et de l’organisation quotidienne.
Activités complémentaires
Selon l’organisation retenue par IAD, l’assistant(e) de gestion peut également :
- contribuer à la mise à jour du site internet et des contenus administratifs ;
- participer au suivi des indicateurs qualité et satisfaction ;
- aider à la préparation des audits, contrôles ou bilans administratifs ;
- appuyer la gestion logistique des rendez-vous, classes virtuelles ou sessions présentielles.
Compétences requises
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Pack Office, outils collaboratifs (Google Drive, Google Meet…) et logiciels professionnels de suivi (Sowesoft…)
- Bonne capacité de rédaction administrative et de mise en forme de documents
- Connaissance des processus administratifs d’une petite structure ou d’un organisme de formation
- Connaissance de l’environnement de la formation professionnelle, de la VAE, de la certification Qualiopi ou des plateformes métiers constitue un atout
Compétences comportementales
Rigueur, sens de l’organisation, discrétion, qualités relationnelles, polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches dans le respect des échéances sont attendues pour ce poste.
Profil recherché
- Formation de niveau Bac +2 minimum en gestion, administration, assistanat ou secrétariat.
- Première expérience en assistanat administratif ou en assistanat de formation souhaitée.
- Une expérience au sein d’un organisme de formation, d’une structure d’accompagnement ou dans un contexte avec des procédures et contrôles réglementaires constitue un avantage.
Conditions d’exercice
Le poste s’exerce principalement en télétravail et nécessite d’être à l’aise avec les outils numériques et collaboratifs. Il exige une grande fiabilité dans le traitement de l’information, une bonne qualité d’expression écrite et orale, ainsi qu’une vigilance constante quant à la conformité des dossiers, dans un environnement où la relation humaine, la réactivité administrative et la qualité des documents sont déterminantes pour le bon déroulement des parcours.
Évolutions possibles
Selon l’organisation et le développement de l’activité, le poste peut évoluer vers des fonctions de coordinateur/rice administratif/ive, coordinateur/rice pédagogique, chargé(e) de gestion formation ou référent(e) qualité administrative.
